10 tips om slimmer te werken

Hoe hard je ook werkt, op sommige dagen lijkt er geen einde te komen aan je 'to-do'-lijst, maar er is licht aan het eind van de tunnel. Door de tips hieronder toe te passen kun je je richten op het verder stroomlijnen van je werkwijze en goed werk afleveren zonder dat je tot in de late uurtjes door hoeft te werken. 

1. Plan strategisch

Stel elke dag een nieuwe takenlijst op en houd deze de hele dag door bij je zodat je hem kunt bijwerken en taken kunt afvinken. Houd altijd een pen en wat papier bij de hand, ook naast je bed. Mocht er iets te binnen schieten, of een goed idee naar boven komen terwijl je in bed ligt, vergeet je het in ieder geval niet. 

2. Begin vroeg

Begin je werkdag vroeg. Zo kun je je werkdag in relatieve rust beginnen. Als je al taken van je takenlijst kunt schrappen voor je collega's op werk verschijnen, blijf je gemakkelijk de hele dag gemotiveerd. 

3. Stel de juiste prioriteiten

Zorg ervoor dat je je belangrijkste werkzaamheden als eerste doet. Begin met werk dat relevant is voor je doelstellingen, strategische doelen en prestatie-indicatoren. Leer om nee te zeggen tegen niet-essentiële verzoeken en verspil geen tijd aan het perfectioneren van interne memo's of e-mails als je je tijd beter aan andere zaken zou kunnen besteden. 

4. De kunst van het delegeren

Sommige mensen vinden het eenvoudig om taken te delegeren, terwijl anderen het lastig vinden om werk uit handen te geven. Het leren overlaten van projecten aan collega's is niet alleen essentieel voor je eigen ontwikkeling, maar ook voor die van het team. Door werk te delegeren kun je je dagelijkse taken stroomlijnen en jij je concentreren op de belangrijkste projecten, terwijl je ook de vaardigheden van anderen benut. Het stelt je ook in staat om een gevoel van gemeenschappelijkheid met je collega's te bevorderen. 

5. Stel tijdslimieten voor jezelf

Deadlines zijn van cruciaal belang om je te helpen om focus te houden en in controle te blijven. Verdeel grote projecten in beheersbare stukken en stel jezelf een tijdslimiet voor elk van deze taken. In de praktijk zorgt het vaststellen van deadlines en het behalen hiervan er tevens voor dat je een kernvaardigheid ontwikkelt die belangrijk is voor het succes van uw professionele carrière. 

6. Plan tijd in om je te concentreren

Plan elke dag één of meerdere tijdsloten in, zelfs al is het maar 30 minuten, waarin je niet gestoord kunt worden – tenzij het een noodgeval betreft. Gebruik die tijd om je te concentreren, je ergens op toe te leggen en belangrijke taken snel uit te voeren. 

7. Een lege mailbox

Negeer binnenkomende e-mails niet; als je dat doet, wordt je werklast alleen maar groter. Ontwikkel de gewoonte met e-mails om ze even snel door te lezen en ze dan op een 'to do’-lijst te zetten of ze te archiveren in de desbetreffende map daarvoor. Deze eenvoudige maar effectieve organisatorische tactiek helpt je om alle binnenkomende berichten beheersbaar te houden. 

8. Bel op vaste tijden

Bepaal een vast tijdstip waarop je telefoongesprekken voert of mensen terugbelt en plan dit in je agenda. Door uw contactpersonen te laten weten dat dit het beste moment van de dag is om je te bereiken, verminder je hopelijk onderbrekingen en wordt je niet de hele dag platgebeld. 

9. Georganiseerd, maar wel flexibel

Hoe zorgvuldig je ook plant, toch zul je soms van koers moeten veranderen als gevolg van projecten die dringende aandacht vereisen. Als je planning door de war wordt geschopt, wees dan flexibel en bereid om je to do lijst voor de dag om te gooien. 

10. Voorbereiden voor ontspanning

Voordat je aan het eind van de dag naar huis gaat, probeer dan wat tijd te besteden aan de voorbereiding van de volgende dag. Op deze manier kun je genieten van een fijne, ontspannen avond en weet je ongeveer wat de volgende dag voor je in petto heeft. 

Probeer dus, volgende keer dat je gestrest raakt door een te drukke werkweek een aantal van deze tips op te volgen. Naast meer rust en ruimte zul je als bonus ook merken dat deze tips een positief effect hebben op je persoonlijke leven.

Klik hier voor meer carrièretips.