Implementatie Coördinator (interim)

Taal

Functieomschrijving
Samenvatting
Soortgelijke jobs

Toegevoegd 22/06/2026

Ben jij nauwkeurig, vlot en betrouwbaar?
Groeien, samenwerken en vrijheid in je rol.

Over onze klant

Een organisatie die zich richt op het beheer en beveiligen van leegstaand vastgoed ondersteunt eigenaren bij het beschermen, onderhouden en gereedmaken van panden die (tijdelijk) niet worden gebruikt. Zulke panden lopen namelijk verhoogde risico's op inbraak, vandalisme, brand, vernieling, waterschade en illegale bewoning.

Functieomschrijving

Jouw Verantwoordelijkheden (De spin in het web):

Actie- en Voortgangsbewaking

Je bent dagelijks verantwoordelijk voor het monitoren van de strakke implementatieplanning (RASCI).
Je checkt proactief bij de Projectleiders Beheer en Beveiliging & Onderhoud (B&O) of hun acties (zoals het schouwen van panden en het opstellen van offertes) op schema liggen.
Je signaleert knelpunten direct en zorgt dat afspraken met de gemeente en de huidige contractpartij daadwerkelijk worden nagekomen.

Databeheer & Inrichting Rotterdam Portal

Jij bent de beheerder van onze overdrachtsomgeving: de Rotterdam Portal.
Je controleert en valideert de data die we van de huidige partij krijgen en zorgt ervoor dat we onze belofte van 98% datavolledigheid en actualiteit per object halen.
Je checkt of alle benodigde documenten (nulmetingen, contracten, NTA-keuringen, prestatieverklaringen en foto's) correct en traceerbaar zijn geüpload in het objectdossier.

Agendabeheer & Meetings Plannen

Je beheert de overlegstructuur conform onze vastgestelde communicatiematrix.
Je plant wekelijks operationeel overleg, tweewekelijks tactisch overleg en maandelijks strategisch overleg in met de Contractbeheerder en Contracteigenaar van de gemeente.
Je bereidt deze meetings voor, verzamelt vooraf de benodigde stuurinformatie uit de portal en legt de besluiten en nieuwe actiepunten (verslaglegging) nauwkeurig vast.

Rapportage & Administratieve afhandeling

Je genereert wekelijks heldere voortgangsrapportages voor de gemeente, zodat zij maximaal ontzorgd worden en niet hoeven te vragen naar de status.
Je bewaakt dat de administratieve en financiële processen (zoals het koppelen van IO-nummers aan facturatie en prestatieverklaringen) foutloos door het team worden doorlopen.

Profiel

Aantoonbare ervaring in een administratieve, coördinerende of PMO-rol (Project Management Officer), bij voorkeur binnen het vastgoed, facilitair beheer of complexe projecten.
Ervaring met het bewaken van actielijsten, planningen en het voorbereiden en notuleren van (externe) overleggen.
Ervaring met databeheer in systemen/portals en het opstellen van managementrapportages.
Affiniteit met compliance en kwaliteitsborging (controleren of we voldoen aan ISO-richtlijnen of contracteisen).

Gestructureerd & Accuraat: Jij schept orde in de chaos. Waar anderen in de operatie het overzicht verliezen door de waan van de dag, heb jij je lijstjes, dossiers en de portal perfect op orde.
Proactieve Aanjager: Je bent niet bang om collega's of externe partijen (vriendelijk maar dwingend) aan te spreken op naderende deadlines of ontbrekende informatie.
Klantgericht & Ontzorgend: Je communiceert helder, plant afspraken soepel in en zorgt dat de klant (de gemeente) altijd een perfect voorbereid overleg instapt.
Digitaal Vaardig: Je maakt je nieuwe systemen (zoals de Rotterdam Portal) razendsnel eigen en fungeert intern als vraagbaak voor de vastlegging van data