Executive Assistant & Office Manager

Als Executive Assistant en Office Manager ondersteun je de Raad van Bestuur van een toonaangevende internationale organisatie in de energiesector. Je bent de rechterhand van de executives en speelt een sleutelrol in het soepel en efficiënt laten verlopen van de dagelijkse bestuurlijke processen.

Je opereert in een dynamische, internationale omgeving waarin discretie, professionaliteit en proactiviteit essentieel zijn. Dankzij jouw ondersteuning kunnen de bestuurders zich volledig richten op strategische en inhoudelijke vraagstukken.

In deze veelzijdige rol ben je verantwoordelijk voor onder andere:

• Volledig agenda- en afsprakenbeheer voor de bestuurders
• Voorbereiden, organiseren en notuleren (in het Engels) van vergaderingen
• Opstellen van agenda's en zorgen voor complete en tijdige vergaderdocumentatie
• Coördineren van vergaderruimtes en faciliteiten
• Beheer van (digitale) post, e-mail en archieven
• Prioriteren en zelfstandig afhandelen van inkomende correspondentie
• Organiseren van reizen, accommodaties en vervoer (nationaal en internationaal)
• Faciliteren van ondertekening van documenten en contracten (fysiek en via DocuSign)
• Ondersteunen bij interne processen en het organiseren van personeels- en bedrijfsevenementen
• Actief anticiperen op behoeften van het bestuur en signaleren van mogelijke knelpunten
• Verantwoordelijk voor de dagelijkse kantoororganisatie