HR Operations Manager

De rol van HR Operations Manager is om een vlotte en naadloze werknemerservaring te waarborgen gedurende de gehele werkcyclus bij onze klant en taken binnen het HR-team te verdelen en aan te pakken. Je zult werken als onderdeel van een team van 3 mensen, die in totaal meer dan 125 mensen uit meer dan 20 landen ondersteunen.

• Zorg ervoor dat het HR-administratiesysteem altijd up-to-date is met betrekking tot werknemersinformatie, inclusief nieuwe medewerkers, wijzigingen, vertrekkers, enz. Waarborg de integriteit van de personeelsgegevens volgens de GDPR-regelgeving.
• Assisteer de HR Manager bij het opstellen van nauwkeurige rapportages vanuit het HR-administratiesysteem en andere bronnen, te gebruiken voor dashboarddata, het salarisbeoordelingsproces, ad-hoc rapportagebehoeften, enz. Ondersteun het People-team met visumdokumentatie en verlengingen.
• Zorg ervoor dat contractverlengingen tijdig worden voorgelegd aan de People Director en bereid deze voor, zodat ze op tijd zijn, goed uitgelegd en ondertekend voor de salarisadministratie.
• Fungeer als back-up voor de HR Manager.
• Zorg voor nauwkeurige en tijdige administratieve voorbereiding voor nieuwe medewerkers, zoals contracten, IT-apparatuur, en toegangspassen.
• Voer een uitgebreide introductie in de eerste week uit, inclusief uitleg over bedrijfsvoordelen, systemen en verplichte trainingen.
• Beheer en coördineer introductieprogramma's en buddy-aanwijzingen voor nieuwe medewerkers, en regel administratieve afhandeling bij vertrek.
• Fungeren als aanspreekpunt voor hiring managers, kandidaten, het Talent-team en externe recruiters.
• Beheer openstaande vacatures en salarisschalen, en coördineer de planning en afname van sollicitatiegesprekken in samenwerking met hiring managers en recruiters.
• Zorg ervoor dat kandidaten worden beoordeeld door een divers team, houd gedetailleerde records bij in het recruitment-systeem, verzamel feedback na de gesprekken en geef regelmatig updates over de voortgang van het wervingsproces aan hiring managers.
• Ondersteun de HR manager bij het beheren van de maandelijkse loonadministratie en zorg ervoor dat alle gegevens voor Amsterdam correct zijn.
• Fungeer als back-up voor de HR Manager tijdens het loonproces.
• Zorg ervoor dat nieuwe medewerkers hun verplichte training afronden en dat alle medewerkers hun jaarlijkse verplichte training voltooien.
• Wees het aanspreekpunt voor alle audits met betrekking tot personeel.
• Zorg ervoor dat medewerkers op het juiste moment in hun loopbaan in de juiste voordelen worden ingeschreven.
• Onderhoud voordelenplatforms zoals het pensioen- en verzekeringsportaal en zorg voor nauwkeurige medewerkersgegevens.
• Zoek samen met het HR-team naar slimme opties om ons voordelenaanbod te verbeteren.