Executive Assistant 32 uur

Amsterdam Permanent €3.500 - €3.700 per month (€42.000 - €44.400)

Added 05/04/2022

  • Werken bij een Internationale organisatie met veel doorgroeimogelijkheden
  • Veel ownership over je eigen werk

About Our Client

In Nederland hebben wij 2.500 medewerkers in dienst, verspreid over zeven locaties. Wij maken en verkopen onze producten en leveren know-how en expertise.

In een aantal landen hebben we nationale organisaties die de nationale activiteiten en belangen coördineren en behartigen. (Manufacturing and production)

Job Description

- Agenda beheer:
o De Executive Assistant 32 uur bereid de vergaderingen voor met de relevante pre-read
o vergaderzalen reserveren met MS Teams
o de ontvangst van bezoekers verzorgen, hen relevante informatie verstrekken en hen voorstellen aan de juiste teamleden van Leadership
o organiseren van teamvergaderingen, workshops en off sites, intern en extern.
- Virtuele vergaderingen:
o bereid de virtuele individuele en groepsvergaderingen voor met de relevante documentatie
o vergaderruimtes reserveren met MS Teams
o ervoor zorgen dat het duidelijk is wie de vergadering op afstand of in persoon zal bijwonen
- Werken in een 'PA pool' met je eigen verantwoordelijkheden naar de Group Controller. Vervang collega's die met verlof zijn en vervang de assistent van de CFO tijdens haar afwezigheid.
- Reizen:
o verzamel informatie over geplande zakenreizen
o regelen van visa, reserveren van vlieg- en treintickets, boeken van hotelkamers, maken van restaurant reserveringen
o beheren van het budget voor de reis portefeuille
- Helpen bij de voorbereiding van verschillende documenten, presentaties en boekjes, evenals de verspreiding ervan
- Verantwoordelijk voor het aanmaken en opvolgen van Purchase Order nummers
- Administratieve diensten verlenen tijdens de uitvoering van verschillende projecten van het Group Control Leadership Team
- Concur Solutions: verzorgen van onkosten administratie en bewaken van uitgaven van direct reports van de manager
- On- en offboarding: de HR-afdeling assisteren bij de afhandeling van formaliteiten in verband met on- en offboarding
- Verzorgen van bloemen, cadeaus of taart voor speciale gelegenheden
- Interne contacten met Facilities en Information Management, zorgen dat alles soepel verloopt in het team

The Successful Applicant

- Bachelordiploma of vergelijkbare werkervaring
- Fulltime of 32 uur beschikbaar
- Ten minste 5 jaar werkervaring als Executive Assistant, bij voorkeur in een internationale en dynamische bedrijfsomgeving
- Het vermogen om proactief samen te werken met teamleden om te zorgen voor tijdige, efficiënte en accurate output en backfill in geval van afwezigheid van een van de collega's
- Hoog niveau van organisatorische savvy en organisatorische gevoeligheid
- Sterke mondelinge, schriftelijke en interpersoonlijke communicatie vaardigheden om effectief samen te werken met alle niveaus van de organisatie (in het Nederlands en Engels)
- Het vermogen om een hoog niveau van vertrouwelijkheid te handhaven en te werken met gevoelige gegevens en informatie
- Ervaring in (interne) communicatie
- vaardigheid in het gebruik van Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) en SAP SRM, Concur en soortgelijke programma's
- Bewezen basisvaardigheden in projectmanagement om acties te organiseren en op te volgen
- Een open, benaderbare en behulpzame teamspeler die in staat is om op een inclusieve en ondersteunende manier te werken
- Uitstekende vaardigheden in het stellen van prioriteiten en het vermogen om zelfstandig oplossingen te zoeken
- Proactief op zoek naar verbetering van administratieve en teamprocessen
- Sterke klantgerichtheid en oog voor detail

What's on Offer

We worden consequent beoordeeld als een van de top werkgevers in Nederland.

De Executive Assistant 32 uur komt terecht bij een bedrijf dat zich inzet voor echte duurzaamheid. Op persoonlijk vlak profiteer je ook van:

Een marktconform salaris met een bovengemiddeld aantal vakantiedagen

Deelname aan de pensioenregeling

Reiskosten van en naar het werk

Opleidingsmogelijkheden die je helpen om verder te groeien dan deze functie

Laptop en mobiele telefoon

Flexibele werkomgeving

Contact
Eric Kok
Quote job ref
JN-042022-5413849

Job summary

Sector
Secretarial & Business Support
Sub Sector
PA
Industry
Industrial / Manufacturing
Jobs by location
Amsterdam
Contract Type
Permanent
Consultant
Eric Kok
Job Reference
JN-042022-5413849