Administrative Assistant

Amstelveen Vast dienstverband Thuiswerken/hybride

Toegevoegd 07/02/2024

  • Diverse Ontwikkeling van Vaardigheden
  • Samenwerkende en Inclusieve Teamcultuur

Over onze klant

Onze klant is een wereldwijde topwerkgever met 53.000 medewerkers in meer dan 180 markten. De merken zijn aanwezig in 200+ markten, vervaardigd in 44 fabrieken verspreid over 42 landen. Tech Hubs zijn opgezet op vier strategische locaties voor innovatie. Erkend als diversiteitsleider door de Financial Times, winnaar van Best Practice op Internationale Vrouwendag. Het is een Seal Award-winnaar en behoort tot de 50 meest duurzame bedrijven wereldwijd.

Functieomschrijving



  • Operations/ Professional/ Business:
    • Treedt op als een vriendelijke vertegenwoordiger voor het bedrijf en betrekt belanghebbenden op verschillende niveaus.
    • Beheert de agenda van de country manager, prioriteert en leidt binnenkomende correspondentie indien nodig om.
    • Organiseert vergaderingen, biedt ondersteuning via effectieve facilitering, notuleert en stelt actielijsten op voor tijdige opvolging.
    • Stelt communicatie op (e-mails, brieven, presentaties, etc.) volgens richtlijnen en sjablonen.
    • Identificeert proactief trends en kansen om een prominente marktpositie te waarborgen.
    • Verbetert de betrokkenheid van medewerkers door de planning en uitvoering van interne communicatieactiviteiten.
    • Bevordert innovatie en doet verbetersuggesties op alle niveaus voor country management.
    • Fungeert als noodhulpmedewerker voor alle entiteiten binnen het gebouw, houdt toezicht op jaarlijkse training en naleving.


  • Reporting / Administration:
    • Zorgt ervoor dat de administratie up-to-date is, met georganiseerde en conforme opslag van alle bestanden en mappen.
    • Beheert en verzorgt training over meerdere toepassingen en systemen, met de nadruk op kosten, reizen en facturering.
    • Produceert en verspreidt diverse rapporten, met name op gespecialiseerde gebieden zoals Juridisch.
    • Fungeert als supergebruiker voor verschillende systemen.
    • Beheert het Crisis Management Team en zorgt voor tijdige en effectieve opvolging.
    • Levert rapporten over regelgevingsontwikkelingen en werkt samen met juridische teams om vereisten te verbeteren en verduidelijken.

Profiel



  • Ervaring:
    • Bachelor denk- en werkniveau.
    • 3-5 jaar ervaring als directiesecretaresse, bedreven in het omgaan met vertrouwelijke informatie.
    • Bewezen staat van dienst in een internationale zakelijke omgeving.


  • Functionele kennis en vaardigheden:
    • Uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden met oog voor detail.
    • Digitale organisator met interesse in het optimaliseren van systeemgebruik.
    • Bedreven in het prioriteren van zaken en aanpasbaar aan verschillende werkmethoden indien nodig.
    • Vloeiend Nederlands is een sterke vereiste, Engels en eventuele extra taalvaardigheden zijn een pluspunt.


  • Interpersoonlijke vaardigheden:
    • Werkt zelfstandig met een resultaatgerichte aanpak.
    • Begrip van 'manieren van werken' en het vermogen om hier op gepaste wijze mee om te gaan.
    • Bouwt vertrouwensrelaties op met belanghebbenden op alle niveaus.
    • Toont mentale en sociale flexibiliteit (flexibiliteit en enthousiasme) om verschillende klanten te beheren.

Aanbod

Voordelen en Extra's:



  • Flexibele Werkomgeving: Geniet van de flexibiliteit om 3 dagen per week vanuit huis te werken.


  • Internetvergoeding: Ontvang een maandelijkse vergoeding van 20 EUR om ervoor te zorgen dat je verbonden blijft.


  • Reiskostenvergoeding.


  • Globale Erkenning: Sluit je aan bij een wereldwijde topwerkgever met een gemeenschap van 53.000 individuen verspreid over meer dan 180 markten, en ervaar een diverse en dynamische werkomgeving.


  • Wereldwijde Impact: Maak deel uit van een bedrijf met merken die worden verkocht in meer dan 200 markten, geproduceerd in 44 fabrieken verspreid over 42 landen, en geniet van een werkelijk wereldwijd bereik.


  • Innovatiemogelijkheden: Verken nieuw opgerichte Tech Hubs op strategische locaties, toegewijd aan het opbouwen van eersteklas capaciteiten voor innovatie.


  • Diversiteit en Inclusie: Draag bij aan een inclusieve werkomgeving die wordt erkend als een Diversiteitsleider in de Financial Times en een winnaar van Beste Praktijk op Internationale Vrouwendag. Hier wordt een omgeving gecreëerd waarin jouw unieke perspectief wordt gewaardeerd.


  • Duurzaamheid: Maak deel uit van een bedrijf dat is onderscheiden met de Seal Award, als een van de 50 meest duurzame bedrijven wereldwijd, waarmee je werk in lijn is met een toewijding aan een betere toekomst.


  • Kernwaarden: Omarm de kernwaarden van THUIS HOREN, BEREIKEN, SAMEN, en bevorder een cultuur van samenwerking, diversiteit en teamwork. Jouw unieke achtergrond en perspectief zullen onze gezamenlijke capaciteit versterken om bedrijfsdoelen te bereiken.
Contact
Elena Gidikov
Referentienummer
JN-022024-6326995

Vacature samenvatting

Sector
Secretarial & Business Support
Sub Sector
Secretaresse
Industrie
FMCG (Fast Moving Consumer Goods)
Vacatures per locatie
Amstelveen
Contract Type
Permanent
Consultant
Elena Gidikov
Vacature referentie
JN-022024-6326995
Kantoor of thuiswerk
Thuiswerken/hybride